Da qualche tempo sentiamo parlare di fattura e di fatturazione elettronica, ma di cosa si tratta esattamente? E chi è obbligato a rilasciarla? Ecco una breve guida che vi aiuterà a risolvere tutti i vostri dubbi.
Dal 6 giugno 2014 (per alcune PA, come Agenzie Fiscali, Avvocatura dello Stato etc.), e dal 31 marzo 2015 (per altre PA, quali Regioni e Province, Comuni, ASL etc.), è obbligatorio, per i fornitori della Pubblica Amministrazione, emettere necessariamente le note di pagamento in formato elettronico, altrimenti non saranno saldate.
FATTURA ELETTRONICA: LE REGOLE DA RISPETTARE
La fattura elettronica verso la PA è in formato XML (ma a volte anche EDIFACT, PDF, X12 etc.) ed è sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale. Viene inviata per via telematica al cosiddetto Sistema di Interscambio, che si occupa di recapitarlo all’amministrazione destinataria. La trasmissione può riguardare una singola fattura, un file con un lotto di fatture, o un file compresso con una o più fatture. Il file di archivio non deve essere firmato elettronicamente, a differenza dei file di fattura al suo interno.
Il nome del file deve avere una precisa nomenclatura, con ogni elemento separato dall’altro dal carattere underscore: il codice paese, il codice fiscale del trasmittente, il numero progressivo del file (comprendente massimo cinque caratteri).
Lo scopo è quello di perseguire uno degli obiettivi principali dell’Agenda Digitale del governo, che riguarda appunto le PMI: ogni impresa o professionista che ha rapporti con la Pubblica Amministrazione deve digitalizzare l’emissione della fattura.
L’obiettivo ultimo del governo è quello di controllare meglio la spesa e poter attuare un’efficace spending review. Nello stesso tempo, si contribuisce all’ammodernamento e alla trasparenza della Pubblica Amministrazione, gestendo meglio i tempi di pagamento verso i fornitori.
Senza contare, inoltre, che i costi di emissione, invio e archiviazione delle fatture in questo modo si riducono enormemente, sia da parte dell’emittente sia del destinatario. Studi realizzati di recente hanno dimostrato che il risparmio con la fattura elettronica può raggiungere il 90% rispetto ai processi di fatturazione tradizionali.